Komunikacja interpersonalna Architektura fizyczna Przestrzeń coworkingowa

Nowy wymiar komunikacji – aranżacja współczesnych przestrzeni biurowych. Rozwiązywanie problemu utrudnionej komunikacji

Architektura fizyczna obecnych organizacji jest odzwierciedleniem dynamiki zmian w gospodarce i życiu społecznym. Odzwierciedleniem takiego nowoczesnego koncepcyjnego myślenia jest projekt włoskiego architekta Davida Fishera, wieżowiec „Dynamic Tower”, którego realizacja została zaplanowana na 2020 rok. Obrót pięter budynku wokół własnej osi ma nadać trójwymiarowej bryle wieżowca wymiar czwarty – czasu (pełny obrót pietra to trzy godziny) i dynamiki (nawiązanie do dynamicznej aktywności współczesnego człowieka). Nastąpiła zdecydowana zmiana w kierunku rearanżacji budynków i biur sprzyjających wytwarzaniu konstruktywnych relacji pomiędzy uczestnikami organizacji, generowania wzajemnych układów komunikacyjnych [1], [2].

Źródło: Dynamic Architecture - From Vision to Reality: David Fisher, 02.10.2011 (dostęp 08.12.2020). Dostępne w Youtube: https://youtu.be/ZNsDUcVrrKM

Wniosek 1:

Architektura ewoluowała w kierunku przestrzeni otwartych (open space) – gdzie pracownicy są bardziej widoczni (co jest jednym z elementów dyscyplinowania w pracy) – z możliwością wydzielenia boksów, gabinetów z przeszklonymi drzwiami. Styl pracy zmienił się, a biuro nie jest już miejscem, do którego przychodzi się przez pieć dni w tygodniu i pracuje się osiem godzin przy biurku, po czym wychodzi i nie ma się już nic wspólnego z przestrzenią pracy. Konieczność unowocześnienia biura, które w projektach architektów planowane są jako przypominające przestrzeń domową, nowoczesnego hotelu, aranżacji wellbeingowego miejsca, częściowo wynika z elastycznego trybu pracy, częściowo z możliwości wsparcia technologicznego oraz z faktu, że na rynek pracy wchodzą nowe pokolenia. Nie oznacza to, że starsze pokolenie pracowników nie dopasuje się do innego, mniej formalnego wystroju architektonicznego.

Rozwiązania w nowoczesnym biurze mają spełniać kryteria ergonomiczne, psychologiczne i technologiczne. Przykłady rozwiązań zaprojektowanych przez polską firmę o zasięgu międzynarodowym, to np. stoły z możliwością szbkiego regulowania poziomu wysokości pozwalającna pracę stojąc lub siedząc; ergonomiczne hokery, czy też sofy i leżanki w pomieszczeniach do relaksu. Dla uzupełnienia wystroju wnętrz stosowane sa różne aranżacje, np. filcowe i koloroqwe panele ścienne, co ma dać efekt "ocieplenia" i domowego charakteru biura.
Zmodyfikowana fizyczna przestrzeń pracy i technologiczne rozwiązania spowodowały częściowe zastąpienie międzyludzkich interakcji „twarzą w twarz” komunikacją mailową, wiadomościami tekstowymi, rozmową na czacie, spotkaniami poprzez serwisy społecznościowe: Slack, Microsoft Teams. Spotkania i zebrania umożliwia oprogramowanie wirtualne Zoom, Webex, MS Teams, GoToMeeting [3]. Pracownicy mniej rozmawiają przez telefon, rzadziej spotykają się w kuchni firmowej przy ekspresie do kawy, dystrybutorze do wody. Chociaż architektura fizyczna otwartych przestrzeni znosi bariery ścian i przegród, pracownicy starają się unikać bezpośrednich kontaktów z innymi i sami tworzą „czwartą ścianę” ¹ wzajemnie ją szanując. Pracującym intensywnie osobom nikt nie chce przeszkadzać, próba głośnej rozmowy spotyka się z krytyką i często pracownicy pracują w słuchawkach. Otwarte przestrzenie, które mają stymulować komunikowanie, często ją redukują, ponieważ sami pracownicy unikają kontaktów „twarzą w twarz”. Wspólna i stała obecność pracowników w otwartej przestrzenni nie wpływa na zintensyfikowanie współpracy. Jak zatem ustalić, co może skłaniać pracowników do inicjowania interakcji i współpracy.

Obecnie postęp technologiczny umożliwia precyzyjne monitorowanie struktury kontaktów. „Najnowszymi rozwiązaniami są czujniki umieszczone w krzesłach (mierzą jak długo pracownik siedzi przy biurku) oraz czujniki umieszczone w podłodze (wskazują kiedy i w jakim kierunku pracownik się przemieszcza). Czujniki z technologią RFID oraz w smartfonach śledzą, gdzie ludzie chodzą. A „czujniki” w postaci kamer sprawdzają, z kim spędzają czas. Panasonic dodał do systemów oświetleniowych czujniki wi-fi, które umożliwiają monitorowanie spotkań twarzą w twarz w całych budynkach i firmach” [3].

Wniosek 2:

W przypadku wykorzystania technologii na użytek oceny, jak silna jest komunikacja pracowników z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym oraz chcąc szacować wartość kontaktów – analityka relacji oddaje swoje narzędzia. Może to być poprzez gromadzenie śladów cyfrowych pracowników jak i tradycyjnie obserwując zachowania w otwartej przestrzeni biurowej. Podkreślić należy, że analizowanie cyfrowych śladów może budzić obawy ze strony pracowników o braku zachowania prywatności i ochrony danych pracowniczych.

Wniosek 3:

Opracowania na temat architektury fizycznej biur szybko się dezaktualizują w warunkach dynamicznie zmieniających się warunków biznesu i stylu pracy. Ważne jest mądre zaprojektowanie przestrzeni z funkcjonalną technologia, która komunikuje i daje unikalny klimat – jako skuteczne narzędzie w rozwoju kompetencji pracowników.

Przykład 1: Ośrodek inżynieryjny Google w Zurichu w kompleksie Hürlimanna

Projekt architektury wewnętrznej przestrzeni firmy jest zdecydowanie osobliwy a równocześnie zaplanowany tak, aby gwarantować komfortowe warunki pracy. Rozwiązania mają zachęcać do komunikowania się, sprzyjać relaksowi, pozwalać pracownikom decydować, kiedy wchodzą w interakcje, a kiedy chcą unikać kontaktów – nie ograniczając się do przebywania w obszarze jednej formy architektonicznej [4], [5].

Styl pracy przyjęty w Google i dostosowanie przestrzeni do oczekiwań pracowników to nie powszechny standard. Do tej „beczki miodu trzeba niestety dodać łyżkę dziegciu”, co zilustruje kolejny przykład.

Przykład 2: „Jak stworzyć dobre biuro?”

Raport „Jak stworzyć dobre biuro? 5 potrzeb pracowników, o których warto pamiętać”, opublikowany przez Grupę Nowy Styl (2017), pokazuje, jak pracownicy ośmiu badanych firm (2486 respondentów) oceniają architekturę fizyczną polskich biur. Niestety ocena jest negatywna i odbiega od wzorca dobrze zaprojektowanego biura, które ma być funkcjonalnym połączeniem przestrzeni do pracy, komunikacji i budowania relacji oraz procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Ocenie poddanych zostało 5 głównych czynników decydujących o ergonomii i interakcjach pracowników. Zła akustyka ( \( 31,6\% \) badanych uznało za problem), spowodowana rozmowami pracowników przy biurku i rozmowami telefonicznymi, dźwiękiem pracujących głośno urządzeń biurowych oraz źle wytłumionym systemem wentylacji. Złe oświetlenie wpływające negatywnie na samopoczucie i stan zdrowia. Wielkość pomieszczeń socjalnych (oceniło negatywnie \( 33,5\% \) pracowników). Sale do spotkań formalnych i nieformalnych (oceniło negatywnie \( 26,5\% \) pracowników). Niewłaściwie pracującą klimatyzację wskazało \( 27,9\% \) badanych. Wnioski w raporcie dotyczą również tego, jak należy pomyśleć o rearanżacji. Celem poprawy akustyki: zaprojektować system meblowy z obudowaniem urządzeń biurowych; działy, które ze sobą nie współpracują odgrodzić panelami akustycznymi, zaprojektować strefy szybkich spotkań dla kilkuosobowych zespołów oraz w codziennej rzeczywistości coraz częstszych dłuższych rozmów telefonicznych, poprzez komunikatory. Dobrym pomysłem są oczywiście słuchawki, powszechnie używane przez pracowników, ale innowacyjnym rozwiązaniem jest biuro wyposażone w budkę telefoniczną.

Projektując oświetlenie warto w miejscach z ograniczonym dostępem światła dziennego stworzyć strefę spotkań lub relaksu, ale nie ustawiać biurek do pracy.
Projektując klimatyzację konieczne jest uwzględnienie wszystkich parametrów technicznych (temperatury i wilgotności powietrza, montażu filtrów oraz neutralizacji związków chemicznych).
Projektując sale spotkań należy wziąć pod uwagę potrzeby danej firmy, charakter spotkań, odległość od stanowisk pracy oraz styl aranżacji. Czasem do uzyskania pozytywnej zmiany wystarczą małe ulepszenia, na które wiele firm będzie stać. Jedna z firm produkcyjnych zweryfikowała w praktyce jak drobne modyfikacje mebli mogą przynieść duże zmiany. W głównej przestrzeni biurowej zorganizowano dwa systemy przystosowania przestrzeni do organizowania spotkań: obszar całkowicie otwarty i system ruchomych ścian z białych suchościeralnych tablic.

Przearanżowanie z wykorzystaniem ruchomych ścian może zintensyfikować kontakty uczestników spotkań o \( 50\% \) [3].

Zadanie 1:

Treść zadania:

Zastanów się, w jakiej przestrzeni do pracy czujesz się najlepiej? Czy miejsce do pracy jest ergonomiczne? Co jest dla najważniejsze w zorganizowaniu miejsca do pracy? Wypisz sześć kroków, jak zorganizować swoje miejsce pracy w domu, biurze, przestrzeni coworkingowej. Na ile interesującym może być mebel: plecak z pulpitem i kółkami?

Materiały dodatkowe

Tomasz Kulas, Karolina Radziszewska, Radosław Buczkowski, Cezary Błaszczyk, Michał Kwinta, Nowe funkcje biura w nowej rzeczywistości. ICAN Institute, 2020 (dostęp 10.09.2020). Dostępne w ICAN Institute: https://www.ican.pl/b/nowe-funkcje-biura-w-nowej-rzeczywistosci/P1CGyz08h
Lenkiewicz, M., Activity Based Working: czas na zmiany w miejscu pracy, 03.03.2017 (dostęp 03.09.2020). Dostępne w ICAN Institute: https://www.ican.pl/b/activity-based-working-czas-na-zmiany-w-miejscu-pracy/1CzNlYS3X
NowyStyl. Realizacje (dostęp 09.12.2020). Dostępne w Nowy Styl (polska firma, specjalizująca się w rozwiązaniach dla przestrzeni biurowych, działająca również na rynku międzynarodowym): https://pl.nowystyl.com/pl/realizacje/
Parzyszek, B. Bogusz Parzyszek: w przestrzeni biurowej trendy wyznaczają firmy IT, materiał wideo, 21.02.2020 (dostęp 09.08.2020). Dostępne w ICAN Institute: https://www.ican.pl/b/bogusz-parzyszek-w-przestrzeni-biurowej-trendy-wyznaczaja-firmy-it/PJsJTClAp
Różowicz, P., Odpowiedzialne biura, 24.10.2018 (dostęp 10.09.2020). Dostępne w ICAN Institute: https://www.ican.pl/b/odpowiedzialne-biura/P14Ty2utH
Spacery wirtualne. Biura JLL (dostęp 05.09.2020). Dostępne w: https://www.bazabiur.pl/wirtualne-spacery.html
Targowski, A., Do biura po zdrowie, 01.02.2020 (dostęp 10.09.2020). Dostępne w ICAN Institute: https://www.ican.pl/b/do-biura-po-zdrowie/PwdA6qgQG

Przypisy

1. Określenie zostało zapożyczone od Denisa Diderota (1713-1784). Czwarta ściana w teatrze jest symboliczną, przeźroczystą (scena jest otoczona trzema ścianami), pozwalając aktorom oddzielić się od publiczności i skupić na grze. Zburzenie czwartej ściany (breaking the fourth wall) oznacza zniesienie granicy pomiędzy aktorem i publicznością, sygnałem że aktor wie, że jest obserwowany.

Bibliografia

1. Mamak-Zdanecka, M.: Organizacje w gospodarce opartej na wiedzy. Antycypowane zmiany. [W:] Gąciarz, B., Mamak-Zdanecka, M. (Red.), Rynek pracy i organizacje w gospodarce wiedzy, Printpap, Łódź 2011, s.178.
2. INSEAD: Dynamic architecture by David Fisher, dostęp:08.12.2020
3. Bernstein, E., Waber, B.: Cała prawda o otwartej przestrzeni biurowej. Dlaczego open space nie sprzyja pożądanym kontaktom międzyludzkim? [Art. nr R1906D], Harvard Business Review Polska 2020.
4. Breiding, R., J.: Swiss made. Niezwykła historia szwajcarskiego sukcesu, Agora S.A., Warszawa 2016, s. 388-389.
5. Lomholt, I.: Google Offices Zurich: EMEA Engineering Hub, e-architect, dostęp:28.08.2020

Temat:
Opis:
Typ:

Email:

Komunikacja społeczna